在各要素中，会议时刻、会议地址、与会人员、会议议题、会议程序是最基本的要素，其间又以会议议题为中心。由于议题决议与会人员、会议日期、会议地址及程序。其中会议室管理系统给了创业者很大的精神支持，未来会有更多的创业者为这个行业贡献自己的力量。
1会议时刻
会议是共时性的团体活动，在同一时刻内，大家才有能够集合开会。任何会议都有严厉而清晰的时刻需求。假如缺少一致的时刻需求，与会者就无法同时集合，会议就无法开成、开好。
2会议地址
会议必须有集会的地址，也即是会址、会场。没会议地址就无法招集会议。大家只要在同一时刻会合到同一地址，才能开会。今日，现代通讯技能高度发达，人以不受地域约束，使用、电视、：、互联网等在不一样地址参加会议，这种借现代通讯手法举行的远距离会议，每一个终端，都应视为会议的会场。
3与会人员
会议的到会者大体能够分为：到会人、主持人、秘书人员、服务人员大型代表会议，通常都有正式到会代表、列席代表、会议主席团、会议执行主席、会议秘书处、会议秘书长、会议代表团团长、会议服务人员。
4,会议议题
举行会议是为了议事，议题即是会议评论协商的事项：任何会议，都要先有议题，一个会议至少有项议题，无议题或议题不清晰，等于盲目开会，白白浪费时间：议题即是开会的理由和根据。
5会议程序
会议程序即是会议的安排进程，通常包括：会议的准备作业、会议的开幕（始）作业、会议的正式进行、会议的完毕作业。小型会议，通常程序简略；大型会议，议题重要，与会者多，开会时刻长，程序就杂乱。会议程序以会议议程和日程的方式表现。